Järjen Ääni ry:n Tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi 15.1.2022
REKISTERINPITÄJÄ
Järjen Ääni ry
Tiirasaarentie 25 B 2
info@jarjenaani.fi
Puhelinyhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: 0400 738 522
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja viestintä jäsenten, potentiaalisten jäsenten ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös jäsenmaksuseurantaan ja tilastollisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi yhdistyksen toimintaan liittyvään mediayhteistyöhön ja yleiseen viestintään liittyvissä tarkoituksissa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on myös tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen sekä toiminnan kehittäminen. Henkilötietoja käytetään myös uutiskirjeiden lähettämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja jäsenmaksujen keräämiseksi, yhdistystoiminnan kehittämiseksi ja tapahtumien järjestämiseksi sekä edellä mainittuihin liittyvän viestinnän toteuttamiseksi. Yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittely voi perustua myös sopimuksen valmisteluun tai täytäntöönpanoon. Sähköisten uutiskirjeiden osalta käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterissä käsitellään jäsenten ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja sekä viestintäsuhteisiin liittyviä henkilötietoja.
Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
- Jäsenen nimi ja yhteystiedot
- Koulutus ja ammattinimike
- Jäsenmaksun laskutus- ja maksutiedot
- Tieto työryhmään kuulumisesta
- Jäsenen itsestään antamat muut tiedot ja toiveet
- Median yhteistyöhön ja yhteistyökumppaneihin liittyvä viestintä
- Uutiskirjeentilaajien yhteystiedot (sähköpostiosoite)
MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOJA
Saamme henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään mm. verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, tai tapaamisissa. Tietoja voidaan saada tai hankkia myös viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta tai muista julkisista lähteistä sekä sosiaalisen median palvelujen kautta rekisteröityjen tekemistä yhteydenotoista.
HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta kaupallisessa tarkoituksessa ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää.
Yhdistys käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja toimeksiannon toteuttamiseksi Yhdistyksen lukuun. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta sekä maksupalvelujen tarjoajat.
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivia palveluntarjoajia sitoo vaitiolovelvollisuus, eikä niillä ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin Yhdistyksen toimeksiannon toteuttamiseen. Yhdistys on huolehtinut tietosuojasta palveluntarjoajien kanssa mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsenrekisteriä ylläpidetään pilvipalvelussa, joka sijaitsee ETA:n alueella. Käytössämme olevat IT-järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajille pääsyn tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojalainsäädännön edellyttämiin suojakeinoihin, kuten EU-komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA SÄILYTYSAIKA
Henkilötietojen käsitellään luottamuksellisesti. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisin teknisin, hallinnollisin ja operatiivisin suojakeinoin. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus ja henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden toimenkuva sitä edellyttää.
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien tietoturvasta huolehditaan palomuureilla ja muilla asianmukaisilla suojausratkaisuilla. Henkilötietoja sisältävät laitteet ja palvelimet sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Kullakin käyttäjällä on järjestelmiin oma käyttäjätunnus ja salasana.
Tietojen käsittelyaikojen suunnittelussa on huomioitu käsittelyn rajoittaminen vain kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Jäsenten tietoja säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan sekä enintään kuusi (6) kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen. Sopimussuhteisiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kaksi (2) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Maksutapahtumiin ja laskutukseen liittyviä henkilötietoja käsitellään osana Yhdistyksen kirjanpitomateriaalia kirjanpitolain määrittelemän ajan, joka on kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Yhteydenottoihin ja palautteisiin liittyviä tarpeellisia tietoja säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä yhtä (1) vuotta.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot ja vaatia virheellisen, puutteellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).
AUTOMATISOIDUT PÄÄTÖKSET JA PROFILOINTI
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvatut henkilötiedot eivät ole automaattisen päätöksenteon kohteena eikä niitä käytetä henkilöiden profilointiin siten, että sillä olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai profilointi muutoin vaikuttaisi rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.
OHJEET OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEKSI
Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voi lähettää tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja hyödyntäen. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti. Yhdistys voi tarvittaessa edellyttää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhdistys vastaa tiedusteluihin ja pyyntöihin viivytyksettä ja viimeistään tietosuoja-asetuksessa säädetyssä määräajassa.
MUUTOKSET TIETOSUOJAINFORMAATIOON
Yhdistys voi päivittää tietosuojaselostetta toimintansa tai lainsäädännön muutosten johdosta. Viimeisimmän päivityksen ajankohdan voi tarkistaa sivun yläosasta. Toivomme, että tutustut säännöllisesti ajantasaiseen tietosuojainformaatioon verkkosivuillamme.